会社などで会議を行うと、どうしても時間が長引いてしまったり、対して話がまとまらないまま終わってしまうことがありますよね。
特に日本人は議論が苦手な人種だと言われていて、海外の人から見ても日本人の会議は「無駄に長時間やるのに成果がない」とも言われているほど。
最近では、直接集まらなくてもビデオ通話を使ってリモートで会議を行うことも可能ですが、根本の問題として会議を効率的に行うことができなければ意味がありませんね。
時間も労力も抑えてより生産性を上げるためにも、会議の効率的な進め方について多くの日本人が理解しておく必要があるのです。
そこで今回は、効率重視の会議を行いたい人が今から実践できる5つの方法について解説していきます！
目次
会議はなぜ効率が悪くなるか？
そもそも、なぜ会社などで行われている会議の効率が悪くなってしまうのでしょうか？
まず、会議で決めなければならないことや、会議を行う理由を参加者の全員が把握できていないことが考えられます。
特に、大企業など大人数で集まって会議を行う場合には、会社の決まりだから仕方なく参加するだけの人が一定数いるので、良質な意見が生まれなくなってしまいます。
さらに、進行役の人が内容を把握して進めていても、参加している大多数の人のやる気がなければ議論になりませんよね。
会議の時間というものはあらかじめ決められていますが、分刻みのタイムスケジュールまで決めて会議を行うことは稀なのが現状です。
なので、人を集めて時間をかけて会議を行う場合には、事前準備や進行の内容をしっかり全員が把握して、やる気を持って会議に望む必要があるのです。
効率重視の会議を行いたい人が今から実践できる5つの方法
それでは、実際に今から実践できる会議の効率的な進め方について解説していきます。
あらかじめ、誰が何を話すかを決めて共有するべき
事前準備の一つとして、会議を行う前に
- 何を話すのか
- 誰が話すのか
について、ある程度ざっくりでも良いので決めておく必要があります。
特に大人数での会議の場合には、いろんな人が話し始めてしまったり、途中から論点がずれたりして時間を無駄に消費してしまうケースが多いです。
そのため、誰が何を話すのかを事前にしっかり決めておいて、それを参加者全員で共有しておくことが重要になってきます。
決定権のある人間以外は参加させない
会議に参加している多くの人がそれぞれに意見を発してしまうと、何の話を決めるつもりだったのかという論点がずれやすくなってしまいます。
効率的に会議を進めていくためには、会社の中でも決定権のある人が優先的に話をするように徹底することが大切。
「聴いているだけの人は会議に出ない方がマシ」という言い伝えもありますが、そうであれば本当に参加させない手段も検討した方が効率的です。
会議を効率よく進めて、決めるべきことに全力でコミットすることに特化するのであれば、決定権のある人間以外は参加させない方法も立派な手段に成り得ます。
相談ベースの話は事前に済ませておく
会議では、あくまで結論を出すことが大前提ですね。
会議の中に相談ごとを持ち込んでしまうと、本来の目的である決めるべきことに辿り着きにくくなってしまいます。
そのため、上司などに相談することがあるのであれば、会議が始まる目前にあらかじめ伝えて解決しておかなければなりません。
webで会議を行う
そもそも、一つの場所に大人数が集まって会議を行うことが、時間の大幅なロスを生み出してしまいます。
顔を合わせて対面で話さなければ意味がないという人もいますが、今はビデオ通話アプリも進化しているので、タイムラグなどストレスとなる要素も限りなく無くなってきています。
また、交通の問題などで一人でも会議に遅れてしまうと会議が始まるのが遅くなり、全体として時間効率が悪くなってしまうことも問題ですね。
最悪、タクシーの中から会議に参加して時間ロスを防ぐという方法もあるので、webで会議を行うことに慣れておくことは重要な要素となりますよ。
便利なツールを使う
会議の際に、議事録を作成することがほとんどだと思いますが、未だに紙とペンだけを使っている会社が存在します。
これだけネットやスマホが普及している現代で、紙とペンだけで議事録を作成することはどう考えても非効率です。
- そもそも書くスピードが遅くなってしまう
- 書き洩らしやミスが起こる
- 何をどこに書いたのか探しづらい
など、アナログに拘りすぎると多くの弊害を生み出してしまうので、会議の際に重宝されているツールを使った方が圧倒的に効率的。
アプリが苦手な人でも、ブラウザだけで完結する「SIGN」という議事録作成ツールは使いやすくて便利です。
重要な箇所や、決定事項など項目を分けて印をつけておくことも可能ですし、他の人と共有する際にも使い勝手が良いのでオススメできます。
できるビジネスマンが使っているタスク管理アプリ（スマホ編）
まとめ
今回は、効率重視の会議を行いたい人が今から実践できる5つの方法について解説しました！
会議は話した量よりも、
- 最終的な決定事項
- 決定事項に至った過程
のみしか必要ありません。
そのように徹底して会議を行うことで、文字にしたらわずかになることも多いのです。
会議を長々とやる習慣が根強く残る日本だからこそ、会議を短く密度は濃く行うために、ツール等を使って効率化していけなければなりませんね。
