皆さんの会社では、社内の事務作業をどのように処理していますか？
人手不足問題やコスト意識を意識する企業が増えてきた昨今、多くの企業が事務処理の代行を依頼するようになってきました。
事務処理代行を利用することで、
- 事務処理にかかるコストと時間を大幅に削減
- 社内の優秀な人材をコア業務に集中させられる
といったメリットがあるため、事務処理代行の専門的なサービスを展開する企業も日々増えています。
しかしながら、事務処理代行の専門業者を利用することはベストな選択肢と言えず、別のサービスを利用するほうがいい場合もあることを知っておくべきでしょう。
資料作成で時間を取られているのは無駄！要件をまとめたらあとは外注しよう
というわけで今回は、事務処理代行とより良い別の解決策について解説していきます！
目次
そもそも事務処理代行とは
事務処理代行とは名前の通り、データの整理や経理業務など、直接売り上げに結びつかないバックオフィス業務を代行してくれるサービスのことを指します。
例えば、
- 商品の受注や発注
- 会議や広報で使用する資料の作成
- メールの処理
といった業務が含まれており、これらの処理を社外やオンラインで行ってもらえるため、社内で業務を処理しきれない場合などに活用できます。
事務処理代行費の相場は？
事務処理代行の専門業者の場合、費用の支払いにはいくつかパターンがあります。
今回は、その主なパターンを３つピックアップしました！
毎月の料金が固定
契約時に決まった料金を毎月支払うパターンです。
常に料金が一定なので、
- 支出の見積もり
- 追加の仕事を依頼する際の見積もり
などなど、手続きが比較的簡単にできるというメリットがあります。
契約期間によって料金が変わる
契約期間の長さによって、毎月の支払額が決まるパターンです。
例えば、
- 月に50時間稼働
- 1年間契約
といった要素で、ひと月の費用が決まります。
また、契約期間が長くなるほど費用はかかりますが、その分割安になるというのも特徴です。
とはいえ、契約した稼働時間内で専門業者側が仕事を処理しきれなければ、自社で処理しないといけないというデメリットもあります。
従量課金制
資料の作成数やテレアポ獲得数など、ひと月の成果数や処理数に応じて料金が変動するパターンです。
仕事量に応じて費用が発生するため、無駄なコストがかからないというメリットがある一方で、月末になるまで支出の見積もりが確定しないというデメリットもあります。
専門業者を利用するメリット・デメリット
ここまでは、事務処理代行の概要について解説してきました。
では、次にその専門業者を利用するメリットとデメリットについて解説していきます！
メリット
事務処理代行の専門業者を利用するメリットは以下の通りです。
特徴を持った代行会社に依頼できる
実際にある事務処理代行会社を例に挙げると、
- システム開発を行っている会社なので、セキュリティ面に強く、安心して顧客データを任せられる
- 事務担当社員が全員女性のため、女性ならではの視点から対応可能
といった、特徴を持った会社に依頼することもできます。
大規模な仕事にも対応可能
もちろん、小規模な事務処理も代行してもらえますが、専門業者であれば当然複数人のチームを組んで事務処理を担当するので、大規模な仕事にも対応可能というメリットがあります。
デメリット
専門業者を利用するデメリットは以下の通りです。
必要な費用が事前にわかりにくい
上記の通り、専門業者に仕事を依頼する場合、支払い方法にいくつかパターンがあり、かつ依頼する仕事の内容によって費用が上下するため、必要な費用が事前にわかりにくいというデメリットがあります。
実際多くの専門業者が、詳しくヒアリングをしてから費用の見積もりを出すため、自社のニーズに合った専門業者かどうかは問い合わせをするまでわかりません。
契約の見直しが面倒
バックオフィス業務は時期によってその量が上下します。
なので、もし専門業者が従量課金制を採用している以外の場合であれば、無駄なコストがかかってしまうため、契約を見直す必要があります。
とはいえ、契約を見直そうとすると、改めて詳しいヒアリングが必要になるため、手続きが非常に面倒なことになってしまいます。
結論！オンラインアシスタントサービスの活用がベターです！
もし今後、事務処理の代行を考えているのであれば、オンラインアシスタントサービスの活用がベターと言えます。
というのも、オンラインアシスタントサービスであれば、専門業者に依頼する際のデメリットをすべてカバーしているからです。
例えば、
- 様々なスキルを持ったアシスタントが多数在籍しているため、幅広い仕事を依頼可能
- 契約時間によって費用が決まるだけでなく、余った時間はすぐに別の仕事を依頼できる
- 間にディレクターを挟むので、新しい仕事の依頼もスムーズ
などなど、専門業者を利用する場合よりもメリットが多いでしょう。
また、こちらの画像は弊社の料金表ですが、このようにあらかじめ必要な費用も決まっており、必要な時間分だけ契約可能なので、面倒なヒアリングなしですぐに仕事に取り掛かることができます。
今後、事務処理の代行を考えている場合は、オンラインアシスタントサービスの活用も考えてみてください！
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