業務フローの作成方法を紹介します。
実務で役立つ業務フローを作成するためのポイントを押さえて、業務効率化を行いましょう。
- 担当者の急な休みであたふたする
- ミスが起きた時に担当者が不在だと原因がわからない
- 役割分担が明確化されていない
このような問題は、業務フローの作成で解決できます。
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目次
はじめに：業務フローを作成する意味
そもそも業務フローは何の為に作るのか、という点です。
業務フローを作る事で得られるメリットと、目的を考えてみます。
業務フローがあればジョブローテーションが可能になる
一人の人が毎日コンスタントに同じ業務ができるのであれば、業務フローがなくても良いですね。
BizWorkersの場合は、
- 子育て中の主婦が多いので急な休みでも対応できる環境が必要
- 毎日の定型業務が多い
- 扶養内スタッフ割合が高い
このような理由から、シフトは基本的にジョブローテーションです。
日々担当するスタッフが変わるので、
基本的には業務フローの更新と、フローに沿った作業で成り立っています。
こうする事で、スタッフの離職等があった際にも急な引継ぎは必要ありません。
複数名のスタッフが担当できる事が「当たり前」だからです。
問題点と解決策が可視化できる
ミスが起きた時、一番最初に何をしますか？
作業した人に「なんでミスしたんだ！」なんて聞いても意味がありません。
一番最初に確認するべきは業務フローです。
ミスが起きる原因は
- 業務フローの通りに作業をしていない
- 業務フローに問題がある
この2択でなければなりません。
どこでミスが起きたのかを確認し、どんなフローを追加すればミスが防げるのか。
そもそも業務フローが無ければ、原因を特定するにも時間がかかります。
ミスが発覚したからと言って、休みのスタッフに連絡を取るなんてNGです。
業務フローを見れば、作業した担当者が居なくとも、原因が見つかります。
誰が担当し、どう連携するのかが客観的に見える
「今やっている事を業務フローにまとめてね」というと
「もう少し考えがまとまってからフローにします」という答えが返ってくることがあります。
そもそも業務フローとは考えをまとめる為にも作成しますので、
考えながら作成する、が正解です。
頭の中で考えているだけではタスクの進行は止まってしまいますが、
業務フローに書き出し、共有する事でタスクは常に進行します。
一人で抱えず、誰でも参加できる環境を作るのが業務フローです。
業務フローを作る事で、
- 同時進行ができる部分
- 業務の切り分けができる部分
- ツールを使用した連携が必要になる部分
このあたりも可視化されます。
誰が何をいつまでに、という部分も明確になるので、すぐに担当者をアサインする事ができますね。
使いやすい業務フローを作成するポイント
せっかく作った業務フローも活用されなければ意味がありません。
具体的に、どうやって作成すれば良いのかをご説明します。
業務フローはみんなで共有できる所に作成する
業務フローはGoogleスプレッドシートで作成しています。
共有ができ、同時編集ができるので、業務フローは常に最新の状態を保つことができます。
フローは常に最適化が必要です。
業務の追加でフローが変わる事もありますが、クラウドストレージサービスを利用すれば
「最新の状態が共有されていなかった」という問題は起きません。
フローの雛型、項目を統一する
作り手によって項目が変わっていると、業務フローを読み進めながらの作業に支障が出てしまいます。
雛型は同じものを使用し、項目を統一しましょう。
業務フローというと、フローチャートなどをイメージする方も多いと思います。
内容にもよりますが、初めからフローチャートを作る事はおすすめしません。
まずは実務レベルでのフローを作成し、フローが固まってから
各部署との連携を見える化する為の全体像をフローチャートとして作成しましょう。
ピースをできる限り集めてから、パズルを組み立てるイメージです。
- 考えながら業務フローを作成
- 作業しながらフローを更新
- フローが固まった段階で必要であればフローチャートを作成
見た目にこだわらず、完璧なものを作ろうとしない
実務レベルで社内使用する業務フローは、見た目にこだわる必要はありません。
むしろ見た目にこだわるほど、更新がし辛いフローになってしまいます。
シンプルで統一された雛型に、時系列に沿ったフローを作成しましょう。
また、真面目な人ほど完璧なフローを１回で作ろうと頑張ってしまう所があります。
業務フローに完成はないものとし、ひとりで作らないことを前提に考えましょう。
日々の作業の中で、追記・更新がしやすいフローにする事が重要です。
まとめ：業務フローで手順と生産性を管理し業務効率化
業務フローを作るぞ！と気合を入れる必要はありません。
フローを作る事は日常であり、フローに沿った作業をするのが仕事です。
業務フローにない事をやってしまうと、その人がどれだけの仕事を抱えているのかを管理してあげられなくなります。
そうすると、たったこれだけの事にこんなに時間がかかるの？
という誤解にも繋がりますね。
足りないフローがあれば追加し、業務量が多くなればアサインを増やします。
管理側であるマネージャーは、スタッフではなく業務フローを管理するという役割になります。
BizWorkerでは全てのタスクに業務フローが存在し、業務チェックシートで進捗を管理します。
「生産性が悪い！作業スピードが足りない！」
「残業禁止！」
などと時間の制約を設けるのであれば尚更
業務フローを作成し、業務量と生産性を可視化しましょう。
時間内に終われるようにサポートをするのも、マネージャーの仕事ですね。
フロー通りの作業の為に、便利なツール等についても
今後ご紹介していきます。
