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会議の議事録はフォーマットを作って完結にまとめよう!

会議をやったはいいものの、「結局何が決まった?」「何を話した?」と、結論が明確にならずに終わるケースは意外とに多いもの。

せっかく複数人の都合を合わせて行われた会議であれば、集まっただけで満足せず、しっかりと方針等を決めるべきですよね。

今の時代便利なアプリやツールが揃っているので、会議の議事録に関しても使わない手はありません。

昔みたいに、書記の人を配備して手書きで議事録を取るよりも圧倒的に効率的で、ミスも少ないですからね。

そこで今回は、会議の議事録をフォーマットを作って完結にまとめる方法やコツについて、解説していきたいと思います!

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議事録をとる人がやるべきこと

会議 議事録1

まず、議事録を取る人が何をやれば良いのか、どのように取っていけば良いのかについて知っておくことが重要です。

抑えるべきポイントを明確にしておく

議事録と言っても、ただ闇雲に話されている内容を書き連ねるだけでは意味がありません。

いくらPCでタイピングが早い人が担当しても、発言すべてを記録してしまうのはナンセンス。

その場合、大事な部分を記録し忘れる等のミスが起こる確率が上がってしまいますからね。

そのため、会議が始まる前などに要点や論点について理解しておき、どの発言にポイントを絞って正確にまとめ上げるかが大切です。

あらかじめ抑えるべきポイントを明確にしておくことで、記入ミスや聞き逃しなどのトラブルを未然に防ぎやすくなりますよ。

共有を大前提にまとめる

当然ながら、議事録で記録した内容については後でいろんな人の目に触れることになります。

そのため、自分だけがわかる状態で記録していては意味がないので、他の人と共有することを大前提としてまとめる必要がありますね。

議事録の役割は、その会議で何が話されて、どんな結論になったのか、またそれをいつまでにやるのか等の情報を共有すること。

授業中のノートみたいに、自分だけが見やすいような形式や書き方をしていては他の人に内容が伝わりにくくなってしまうため、きちんとフォーマットに沿ってまとめていくことが求められるのです。

議事録を作成する際のコツ

議事録作成のコツは、大きく以下の3点にまとめることができるので、順に見ていきましょう。

あらかじめフォーマットを作っておく

先ほどから述べている通り議事録の役割は、会議で話された内容を他の人と共有することです。

議事録を取る人だけが見やすい・理解しやすい形式で作成してしまうと、後から見た人が何のことか分からなくなってしまう恐れがあります。

そこで、あらかじめ議事録のフォーマットを作成しておいて、それに合わせて重要な部分をまとめていくことが求められるのです。

会議の前に下調べをして準備しておく

これから行われる会議で、何が話されるのか、どんな流れで進行されるのかを把握しておくことで、議事録にまとまりが生まれやすくなります。

あなたが何も知らない状態で議事録を取る人として会議に参加しても、要点や流れが分かっていないのでまとめるべき部分も分からず、ただ発言を書き連ねただけのものが出来上がってしまうでしょう。

後から見た人が議事録を見てすぐに内容を把握できるようにするためにも、最低限の下準備は欠かさないようにしておくことがポイントですね。

5W1Hは注意深く聞いておく

いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どうやって行うのか。

議論の際にも基本事項となっている5W1Hを意識しておくことで、議事録にまとまりが生まれるのは想像するに容易いでしょう。

ただ誰かが言ったことを書き連ねただけの議事録と、第三者が見た瞬間に理解できる議事録の差は、この5W1Hが上手に組み込まれているかどうかがほとんどです。

そのため、会議での発言を聞く際にも、5W1Hに関連していそうな部分は絶対に聞き逃さずまとめるぐらいの気持ちで臨むことが大切ですね。

オススメのツールは何?

会議 議事録2

議事録を作成する際にオススメなのは、

  • Googleドキュメント
  • Googleスプレットシート
  • Evernote

など、後から共有できるものがオススメです!

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筆者はいつも会議などをする際はEvernoteを使って情報共有を行なっておりますが、いろんな人と会議の内容を共有するのに非常に便利なツールだと感じています。

普通の紙にまとめて共有するより、今の時代に合わせて便利な議事録作成ツールを利用する方が効率的で、ミスを未然に防ぐことに繋がるのですよ。

ぜひ、参考にしてみてください。

まとめ

今回は、会議の議事録をフォーマットを作って完結にまとめる方法やコツについて、解説しました!

議事録を取る人として会議に参加する際には下準備など欠かすことができません。

そして、その上で先ほど紹介したようなオススメのツールを利用することで、さらに完成度の高い議事録を作成することが可能になります。

今まで会議を行っても要点や結論がまとめられなかった人も、オススメツールを使って会議をより実のあるものにアップデートしてみてはいかがでしょうか。