皆さんはチームで一つの仕事やプロジェクトに携わる際に、メンバーそれぞれのタスクを共有していますか？
チームのメンバーで仕事に取り組んでいると、
- メンバー同士で誰がどのタスクを担当しているのか
- 一つのプロジェクトに含まれている細かなタスクはいくつあるのか
といった事項の、全てを把握するのは困難です。
そのため、たとえメンバー同士が近しい間柄だとしても、それぞれのタスクを共有して管理するべきでしょう。
タスクを共有することで、お互いの役割がハッキリし、進捗管理が楽になるため、結果として業務効率が良くなります。
というわけで今回は、「タスクを共有するメリット」と「おすすめのタスク共有ツール」について解説していきます！
できるビジネスマンが使っているタスク管理アプリ（スマホ編）
目次
タスクをメンバー同士で共有するメリット
タスクを共有することで、
- メンバーの進捗状況
- 抱えているタスクの量
といった情報が整理され、情報を可視化できるため、様々なメリットを受けることができます。
今回は、その具体的なメリットを大きく３つに分けて解説していきます！
新しいアイデアが生まれる・作業効率が良くなる
タスクを共有することで、メンバーそれぞれのタスクを事前に確認しておくことが可能になります。
事前に確認しておくことで、
- タスクで生まれるノウハウを別のメンバーにも応用できる
- 自分のタスクと同時進行できそうな部分を合わせられる
というように、新しいアイデアに結び付けれたり、作業効率を上げることができます。
進捗状況が把握しやすくなる
全員でタスクを共有しておくことで、それぞれのメンバーが、
- どのようなタスクを抱えているのか
- どこまでタスクを終えているのか
といったことを視覚的に把握することができます。
このように進捗状況が把握しやすくなることで、タスクの期限切れを防げたり、お互いにカバーし合うこともできるでしょう。
具体的なアドバイスができる
タスクに取り掛かった後だと、アドバイスをしようとしても、
- 作業の進め方
- 間違いの指摘
といった表面的な部分にとどまってしまいます。
しかし事前にタスクを共有していれば、アプローチの仕方から過去の経験談まで、作業効率やタスクの結果を左右させるような本質的なアドバイスができるようになります。
おすすめのタスク共有ツール３選！
それでは、おすすめのタスク共有ツールについて解説していきます。
今回は、
- ハッキリした特徴を持っている
- 専用のアプリがあり、どのデバイスからもアクセスできる
という条件を持ったタスク共有ツールを３つピックアップしました！
Trello
Trelloは、タスクをカードのように動かし、視覚的に管理できるタスク共有ツールです。
Trelloの主な特徴は以下の通り。
- タスクをカード形式で管理するため、リストの追加、並べ替え、削除など操作が簡単
- タスク管理画面は常にリアルタイムで更新
- GoogleDriveやDropboxからファイルのアップロードが可能
また、費用については画像の通りです。
無料版でも十分な機能が利用できますが、添付ファイルの容量制限を拡張したり、セキュリティ面をアップグレードしたいのであれば、ビジネスクラスのほうがおすすめです。
また、中規模以上の企業で利用する場合であれば、エンタープライズにしておく方がベターでしょう。
Backlog
Backlogはウェブ制作やソフトウェア開発など、エンジニアがチームで進捗管理する際によく利用しているタスク共有ツールです。
Backlogの特徴は以下の通り。
- タスクをガントチャートと色分けで表示できるので、それぞれのタスクと進捗状況がわかりやすい
- タスクを親課題と子課題に分割可能で、優先順位をハッキリさせやすい
- GitやSubversionと連携してソースコードの管理が可能
また、費用については画像の通りです。
スタータープランが月額2,400円から提供されていますが、仕事を効率化するために導入するのであれば、最低でもガントチャートを利用できるスタンダードプランにするべきでしょう。
また、どのプランも30日間は無料お試し期間があるので、お試し感覚で導入してみるのもアリです。
Todoist
Todoistは、見た目がシンプルでかつ高機能なタスク共有ツールです。
Todoistの特徴は以下の通り。
- リマインダー機能の充実
- タスク内に小タスクを追加し、グループ化して管理可能
- タスクの進捗をグラフで表示できる
- GoogleDriveやDropboxを含む100個を超えるアプリと連携可能
また、費用については画像の通りです。
無料版でも十分に利用することはできますが、携わるプロジェクトが多かったり、より充実した機能が必要であればビジネス版にする方がベターでしょう。
また、Todoistは他の共有ツールよりも比較的安価であることも特徴の一つです。
まとめ
最後に簡単にまとめておくと、
- シンプルかつデザイン性を重視するならTrello
- エンジニア系の仕事をしているのであればBacklog
- 安価で高機能なタスク共有ツールを導入したいのであればTodoist
というように、それぞれの目的に応じて利用すると良いでしょう。
「自分のタスクは共有したくない」という人もいるかもしれませんが、自分だけでなくメンバーと一緒に取り組むことでメリットを受けることができます。
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なので、是非共有ツールを導入し、業務の効率化に繋げてください！
