会社の会議やビジネス相手との打ち合わせをする際に、わざわざ会議室を予約したり街中のカフェに足を運んだりしていませんか？タスク管理をする際に、昔ながらのExcelばかり使って無駄に長い時間をかけていたりしませんか？
実は今、「会議・打ち合わせ」「タスク管理」「連絡」など、どれもWeb上だけで完結できるような便利なツールやサービスが増えています。
この記事では普段の業務を効率化させるため、以下の便利で低料金なツールとサービスを紹介していきます！
- Slack
- チャットワーク
- Appear.in
- Trello
- Kintone
目次
打ち合わせや会議におすすめツール
Webでの会話を効率化・管理 / Slack
ビジネスの打ち合わせにメールのやり取りは不要。トークをするためのチャンネルを個別に作成し、整理。もうメールの履歴をたどる必要はありません。
☑スラックでは、チャット形式で会議・打ち合わせをすることができます。グループトークも作成可能なので、1対1だけでなく複数人での会議にも利用可能です。検索機能もあるので、わざわざ履歴をたくさん遡る必要もありません。
☑Google DriveやDropboxなどの有名なクラウドサービスと連携させることができ、タブの切り替えが不要になります。他にも1,500点以上のアプリケーションと連携可能です。
☑ユーザーデータを自社データと同様に管理することにより、ユーザーデータの安全性を高めています。
☑Slackは基本無料で使用することができます。ただし、検索可能メッセージ数などに制限がかかりますのでお試しに使いたい人向けです。Slackを用いて大人数会議などをする場合にはスタンダード以上のプランを購入することをおすすめします。
グループワークには必須なslackの利用方法を徹底解説！【図付き】
プロフィール・コンタクト管理機能が充実 / チャットワーク
こちらもビジネスの打ち合わせ・会議などをWeb上で行うことができるサービスになります。Slack（スラック）と似ていますが、チャットワークは「コンタクト管理・プロフィール」です。
☑コンタクト管理機能により、チャットワークアカウントを持っている人同士がより簡単につながれるようになっています。「ユーザー検索」や「コンタクト招待」など、容易で確実な機能が非常に便利です。
☑プロフィール機能があることで、自分のチャットワークアカウントとSNSを紐づけることもできます。
- 所属している組織名
- 自分の役職
- 自分のメールアドレス
- 電話番号
などを登録することにより、チャットワークアカウントを名刺代わりに使うことも可能ですね。
☑もちろん上記の2つの特徴だけでなく、Web上でスムーズに打ち合わせを行うために必要な機能は十分に備わっています。
タスク管理・ファイルの共有・ビデオ通話などなど、機能についても申し分ありません。
☑こちらのサービスも基本無料ですが、グループチャット数やストレージ数に制限があります。個人で使うのであれば、パーソナルプランに登録しておいて損はないでしょう。組織痰飲で使うのであれば、その目的に応じてプランを選ぶと良いでしょう。
チャットワークをグループワークで利用する際に使うべき機能
超簡単ビデオチャット / Appear.in
こちらはより簡単にビデオチャットをするためにリリースされたサービスになります。
機能としては非常にシンプルですが、その分とても使い勝手が良いです。
こちらのサービスを使えば、Appear.inのアカウントを持っていない人とでも簡単にビデオチャットをすることができます。
- Appear.inに登録
- 自分のビデオチャットURLを作成
- 共有
この3ステップですぐにビデオチャットが可能なのでスゴイですよね。
URLなので、チャットなどのツールを使っても共有できるので便利ですね。
☑Appear.inを使うメリット
- 招待される側は登録・ダウンロードの必要はない
- 無料で最大4人までグループビデオ通話可能（proなら最大12人）
- 自分のPC画面の共有も可
- PC以外のデバイスからも参加できる
- プライバシーモードがある
Appear.inはやはり「手頃・超簡単」というのが一番の特徴になりますね。
☑有料版に関しては月額1,100円ほど。PROプランにすると、URLを共有できる人数が増えるだけでなくビデオ通話の録音ができたりします。ビジネスとしてがっつり使うのであればPROプランがいいかもしれません。
タスク管理にオススメなツール
見やすいタスクをみんなで共有・管理！ / Trello
Trelloは、タスクを見やすく管理しかつ大人数での共有を簡単にしたサービスです。タスク管理に加えて多くの機能を備えており、「タスクを簡単・効率的に管理する」ことが可能です。
☑タスク管理画面はこのようになっています。タスクは見やすいカード形式になっており、グループメンバーのだれが管理しているのかなどもわかりやすくなっています。
また、To doリストだけでなく、現在進行中のタスク・終了したタスク、さらにタスク案までもを共有できます。
このように、便利な機能を搭載しながらも非常にシンプルなサービスであることが特徴です。
☑Google driveやDropboxなどからファイルをアップロードすることもできます。いちいちファイルをダウンロードしたり、移動させたりする手間は完全に省けるわけですね。
☑もちろん、PCだけでなく様々なデバイスから管理画面を見ることができます。わざわざPCの前に座ることなく、タスク管理を行うことができます。
☑有料プランは1人当たり月額1,100円ほどです。もちろん様々な便利機能が追加されます。
膨大なデータを集約・コミュニケーションに繋げる / Kintone
こちらのKintoneは情報管理サービスになります。例えば、Excelにたまった膨大な情報などはKintoneを利用することでより検索しやすくなり効率的な仕事をすることができます。
Kintoneには100点を超えるアプリケーションがあり、会社のほとんどの業務に対して効率的なアプローチをすることができます。
☑Excelから取り込んだ情報は、Kintoneの中で整理されます。そして、グラフ自動生成機能により容易にグラフを作ることができるのです。
☑Kintoneにはチャット機能も付いているので、取り込んだ情報をもとにKintone内でトークをすることが可能です。こういった機能により非常に効率的な作業が可能になります。
☑Kintoneは780円から利用することが可能です。ディスク容量に関しては、どちらのコースも同じなので目的に合わせてコースを利用すべきですね。
