皆さんは、見積書を作るときに気をつけることを知っていますか？
結論から言うと見積書というのは、何に何円かかっているのかを正確に示すことが重要になってきます。価格を伝えることだけがフォーカスされがちですが、それ以外の要素はとても大事です。
項目を細かく分けてあげることで、何をやって欲しいのかというニーズをキャッチすることが可能になります。
そこで今回は、価格を伝えるだけではない、正しくて親切な見積書の作り方を解説していきます！
見積書の重要性のおさらい
まずは、見積書がどのような役割を果たしているのか、改めておさらいしてみましょう。見積書というのは、ビジネスや取引をする上で欠かすことのできないもの。
案件を受注する人が、発注する人に対して発行するものですね。企業の方はあなたの見積書の作り方をみてビジネスマナーの有無を判断することもあります。
そのため、
- 記入ミス
- 書き忘れ
- 漢字の間違い
などが無いように細心の注意を払って確認しなければなりません。たかが見積書、されど非常に大切なもの。
これから説明する正しい見積書の作り方をマスターして、発注側に良い印象を持ってもらえるように精進していきましょう！
見積書を書く前に
今回は、オンライン上で見積書を送る際の方法について解説します。
正直いうと、見積書は一から作るよりテンプレートを参考にしながら改良していく方法がオススメ！なので、手元に見積書のテンプレートがない方は事前にダウンロードしておきましょう。
正しい見積書の作り方
では、実際に見積書を作成してみましょう！
今回は、以下の見積書を参考にしながら、見積書に記入すべき項目について解説していきますよ。
見積書に記入するべき項目
1 宛名(見積もり先)
この欄には、会社名と屋号を書きましょう。
会社名の場合は「御中」、個人名の場合は「様」と書き、会社の規模が大きい場合は部署から担当者名まで書くようにすると尚良しです！
2 見積番号
必須項目ではありませんが、書いておくことで管理しやすくなるので、書いてあると便利です。一般的には2018年8月22日に作成した名刺であれば、「20180822」なんて書き方をします。
3 見積書の発行日
この見積書が、いつ作られたものなのかを明記するために発行日は必ず書いておきましょう！しっかり西暦から書いて、後から見返しても確認ができるようにしておくことが望ましいです。
4 請求内容
何に対する見積書なのか、簡単に記載しておく必要があります。
具体的な内容というよりはパッと見て理解できることが重要なので、メールの件名のようなイメージで書いてみてください。
例
- webライティング
- バナーデザイン
- webサイト制作
- Youtube動画制作
- PR動画制作
5 受注者の住所、電話番号、名前など
見積書を発注側の人が見てすぐわかるように、必ず受注者の身元は記載しておきましょう。いつでも発注者があなたに連絡できるようにするために、営業時間内に必ず連絡がつく電話番号やメールアドレスを記載しておきましょう。
7 見積書の有効期限
受注者と発注者間でのトラブルを避けるためにも、見積書の有効期限は記載しておく必要があります。
特に受注者の人は、報酬の未払いなどがあってからでは遅いので見積書で明記しておかなければなりませんね。
8 商品名
4の請求内容と違って、こちらは分かりやすく簡潔に書いておきましょう。
あくまで例ですが、4では大まかにweb制作と書いても、web制作の中には様々な工程があります。
ここでは
- webデザイン 10万
- コーディング 10万
- サーバードメイン取得代行 1万
- プラグイン設置 1万
- 各種初期設定 2万
という具合に、とにかく細かく書いてあげましょう。ここで細かく詳細を分けておくことにより、お客さん側がオプションのような感じで発注内容を選ぶことも可能です。
「上記の金額で言えば25万だと予算オーバーなので、デザインとコーディングだけで20万にしてくれ〜」
なんて具合に。。。
とにかく大事なのは細かく項目を表記してあげることによって、作業項目もわかりやすくしてあげることです。
14 合計金額
6の「見積もり金額」と一致しているか確認して、間違えないように記入してください。
15 振込先
銀行などで報酬を受け取る場合は、あなたの銀口座番号などを書いておく必要があります。
間違っていると報酬を受け取ることが出来ないので、数字ミスなどは絶対にないように気をつけましょう。
16 備考
基本的には空欄で問題ありませんが、自分の身を守るという意味でも、備考の欄に
- デザインの修正は1回のみ対応します
- 追加でバナーをつける場合は＋3000円いただきます
- イラストの著作権の譲渡はいたしかねます
等、契約書で盛り込むような内容をこの備考欄に記載することもあります。
あくまで筆者の意見ですが、修正続きでなかなかお金の振込が行われないことはあるあるなので、修正回数を決めた上、振込日時に関しても詳しく記入しておくのが吉でしょう。
まとめ
今回は、価格を伝えるだけではない正しい見積書の作り方を紹介していきました！見積書1つにも親切心を忘れないということを理解していただけましたか？
「正しい見積書の作り方」で述べた書き方は一例ですから、これに沿って自分なりに改良しながら見積書を作ってみてくださいね！
と言っても1回1回1から見積もりを作っていては手間なので、項目ごとに雛形を作っておくと尚更いいでしょう！
