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ビジネスチャット導入で以外な落とし穴!改善点を見つけ効率化に努めよう

皆さんの企業では、社内の連絡手段としてビジネスチャットを利用していますか?

ビジネスチャットを利用すれば、

  • メールよりも早く意思伝達ができる
  • 複数人での情報共有が容易

など、様々なメリットがあるため、多くの企業が導入し始めています。

しかしながら、ビジネスチャットを導入する場合、そのデメリットにも気を付けなければなりません。

当サイトでもチャットワークやSlackを始めとするビジネスチャットの導入をおすすめしていますが、導入することで業務に支障をきたすケースもあり、注意が必要です。

というわけで今回は、ビジネスチャットを導入するデメリットとその解決方法について解説していきます!

ビジネスチャットを導入するデメリット

ビジネスチャットを導入するデメリット

それでは、ビジネスチャットを導入するデメリットについて解説していきます!

デメリット①大切な情報が流れてしまう

どのビジネスチャットツールもチャットをメインに連絡を取るため、メンバーが発言をするたびに会話は流れていきます。

そのため、たとえ重要な情報をチャットで送信したとしても、メンバーの会話で流れてしまい、メンバー全員に共有されない可能性があります。

また、チームメンバーが多くなるほどチャットの流れも速くなるので、「検索機能を利用しないと、確認したい情報が見つからない」という状態に陥るので、注意が必要です。

デメリット②無駄な会話が多くなる

ビジネスチャットを導入すると、これまで以上に連絡を取るのが容易になるため、その分会話が弾んでしまい、必要以上の会話を続けてしまう場合があります。

また、ビジネスチャットのようなツールを導入するということは、帰宅後や休暇中でも連絡が簡単に来る可能性があることを意味しています。

そのため、人によっては必要のない精神的プレッシャーを感じ、疲労感を与えてしまう可能性もあるでしょう。

デメリット③業務に集中できなくなる

常にチャットでコミュニケーションがとれる状態だと、どうしても「すぐに返事をしないといけない」という意識にとらわれがちになります。

そのため、他の作業をしていてもチャットに対する意識が離れず、業務の1つ1つに集中できなくなってしまいます。

デメリット④対面でのコミュニケーションが減る

文字だけでのやり取りでは、相手に細かいニュアンスの違いを伝えるのが難しく、解釈の違いが起こってしまう場合もあります。

そのため、業務を効率化するためにチャットを利用する場合でも、時には対面でコミュニケーションをとる必要があるでしょう。

解決方法は?

ビジネスチャットを導入するデメリットに対する解決方法とは

それでは次に、上記のデメリットの解決方法について解説していきます!

通知オフ機能を設定する

メンバーが多い場合は会話の流れが速く、その分通知もたくさんくるので、集中力が途切れてしまいます。

そのため、自分の業務に集中したい場合は通知オフ機能を設定するべきでしょう。

自分宛でないメッセージの通知をオフにする(チャットワークやSlack)

通知オフ機能も集中力を向上させるためには有力な解決方法ですが、すべてのメッセージの通知をオフにしてしまうと、業務内容によっては支障が出る可能性があります。

そのため、「自分宛でないメッセージの通知のみをオフにする」というのもおすすめです。

チャットワークやSlackなど、多くの企業で導入されているビジネスチャットでは、利用する人のニーズに合わせて通知機能をカスタマイズできる仕様になっています。

なので、それらの機能を利用することで、自分に必要なメッセージの通知を確認できるようになるでしょう。

iPhoneやAndroidのおやすみ機能を活用

「パソコンを開いて作業をしている時は通知を確認したいが、プライベートな時間の通知は避けたい」という人には、iPhoneやAndroidに備わっているおやすみ機能の活用がおすすめです。

特にiPhoneでは、おやすみモードがデフォルトで備わっているのですぐに利用できますし、細かく通知設定をカスタマイズできるので、ビジネスチャットの通知を抑えたい時には便利だと言えるでしょう。

しかしながら、Androidに関しては、デフォルトでおやすみ機能が付いていません。(一部機種では「通知の鳴動制限」で近い機能を利用することができます。)

そのため、GooglePlayでニーズに合ったアプリをダウンロードする必要があるでしょう。

さいごに

さいごに

ビジネスチャットを導入すれば、

  • メールや電話よりも簡単にコミュニケーションがとれる
  • オンラインでの会議が容易にできる
  • 場所を選ばず、すべてのデバイスから利用可能

などなど、得ることのできるメリットがたくさんあります。

ただ、この記事で紹介したようなデメリットがあるのも確かなので、その改善に努めることも、業務効率化への一歩でしょう。

なので、ビジネスチャットを利用する場合には、ただ導入しただけで満足しないことが肝心です!