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社員とのミスマッチを減らすリファレンスチェックのあり方を徹底伝授!

採用のミスマッチを防ぐためにもリファレンスチェックを活用しよう!

みなさんの企業では、採用のミスマッチを減らすためにどのような対策を行なっていますか?

  • 自社のメリットだけでなくデメリットも伝える
  • 入社後の人間関係や仕事のフォロー

などなど、多くの会社でさまざまな対策がとられていますが、こういったミスマッチを防止するための対策は採用時や採用後に行われがちで、選考段階で十分に対策しているという企業は多くはありません。

そのため、選考の段階で企業と応募者がマッチするかどうか、企業側がより正確に判断できるようになるためにも、リファレンスチェックの活用が必要です。

というわけで今回は、そのリファレンスチェックについて活用法と一緒に解説していきます!

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リファレンスチェックとは

リファレンスチェックとは中途で人材を採用する際に、応募者の以前の同僚など、身近で働いていた人に問い合わせることで、書類に書かれている能力や性格が事実であるかどうかを確認する手法のことで、採用時のリスクを減らすために利用されています。

また、リファレンスチェックの手法としては、

  • 応募者本人がリファレンス先にリファレンスレター(推薦文)を依頼する
  • 応募者が希望したリファレンス先に、採用側が直接電話やメールで確認を取る
  • 採用側がリファレン先を探して確認を取る

などなど、さまざまな手法がとられています。

リファレンス先として、前職の上司や同僚が一般的に選ばれます。

リファレンスチェックの手順について

リファレンスチェックを実施する際には、

  1. 応募者にリファレンスチェックの実施とその目的を伝える
  2. リファレンスチェック実施の承諾を得る
  3. リファレンス先の決定
  4. リファレンス先に協力を依頼し、応募者の能力や人柄を調査する

といった手順を経ることが一般的です。

正しい手順でリファレンスチェックを行わなかった場合、違法となることもあるので注意しておきましょう(後述)。

リファレンスチェックはこうやって活用しよう!

リファレンスチェックはこうやって活用しよう

それでは、リファレンスチェックを活用することで採用側にどのようなメリットがあるのか解説していきます!

ミスマッチの防止

昨今、多くの企業が人材とのミスマッチにより頭を抱えていますが、採用後にミスマッチが起こる主な要因として、

  • 労働条件
  • 人間関係

などが挙げられます。

であれば、リファレンスチェックを活用し、応募者の職務適性や人格をできる限り正確に把握することで、選考段階でのミスマッチを減らすことに繋がるでしょう。

また、応募者のことをより深く知っておくことで、入社後のフォローも的確に行うことができるため、人材の早期離職を防止するのにも役立ちます。

選考の不正をなくす

選考時には、数多くの応募者を比較するために履歴書や職務経歴書を確認しますが、それらの内容に虚偽があると、公正な選考を進めることはできません。

そのため、リファレンスチェックを活用して、応募者の情報が正しいかどうかをチェックする必要があるでしょう。

また、

  • 前職を辞めた理由
  • 人間関係

といった質問は、選考を進めるうえで大切な情報ですが、「できれば聞かれたくない」という応募者も多く、本人から詳細な回答を得ることも難しいでしょう。

とはいえ、「応募者の人となり」は選考でも重視すべき内容なので、こういった情報もリファレンスチェックを活用して得ておくことが大切です。

応募者をさまざまな角度から吟味できる

選考では、エントリーシートや履歴書で応募者の能力や人柄を判断していきますが、これらは基本的に応募者の主観で準備されたものなので、選考をより客観的に進めるためには他の情報が必要になります。

そこで、選考の終盤で応募者を細かく吟味したい場合にリファレンスチェックを実施し、前職の上司や同僚から応募者の情報を得ることで、応募者を多角的に吟味し、そしてより正確に見極めることが可能になるでしょう。

違法となるケースも・・・

リファレンスチェックは違法になるケースもあります

リファレンスチェックは、正しい手順で実施しなければ違法になるので注意しましょう。

仮に、前職の上司や同僚といった、第三者に個人情報の提供を依頼する場合には、以下の条件を満たすことが必要です(個人情報保護法より)。

  • 本人の同意を事前に得ていること
  • 本人の個人情報がどのように扱われているのか、通知などにより本人が認識できる状態であること

このように、応募者本人の同意なしでリファレンチェックを行なった場合には法律違反になるので、その手順には細心の注意を払うようにしましょう。

まとめ

オンラインアシスタントアシスタントサービスの活用もおすすめです

職歴や面接の段階では「いい人材だ!」と思っていても、実際働いてみると、、、なんてミスマッチは多くの企業で起きがちです。

そのため、リファレンスチェックを社内でマニュアル化し、徹底的にミスマッチを減らしていくことが大切でしょう。

しかし、「それでも良い人材に出会えない」という場合にはオンラインアシスタントサービスの活用もおすすめです。

オンラインアシスタントサービスは、

  • 面接で一定のスキルが保証されたアシスタントが多数在籍
  • 時間単位の契約なので、無駄な費用がかからない
  • 契約時間の中で余った時間があれば、別の作業を依頼できる

といった特徴を持っており、人手が足りていないという企業に多く利用されています。

なので、万が一人材が確保できずに困っているときは、オンラインアシスタントのような外部ソースも検討してみてはどうでしょうか?