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資料作成で時間を取られているのは無駄!要件をまとめたらあとは外注しよう

みなさんは資料作成にどれほどの時間を充てていますか?

本来は1枚の紙でもまとまっていれば資料として成立しますが、資料の見やすさやデザインを追求するために、無駄な時間がかかってしまう場合が多いでしょう。

さらに、資料を作成したとしても周りから指摘を受ければ、その修正にさらに時間をとられ本来の仕事が手つかずになり、仕事の効率は低くなるばかりです。

そのため、会社の資料作成は外部に代行依頼をするほうがベターと言えます。外注することで、無駄な費用と時間を削減し、社内業務の効率化につなげることができます。

というわけで今回は、資料作成代行を利用するメリットについて解説していきます!

付帯業務社内の付帯業務をどれだけ減らせるかが企業の売上の鍵となる!

資料作成代行を依頼するメリット

資料作成代行を依頼しよう

「資料作成に費用をかけて外注するなんてもったいない」と考える方もいるかもしれませんが、決してそんなことはありません。

むしろ、メリットのほうが大きいため、資料作成代行サービスが増えているのです。

人件費を削減できる

資料作成を代行している人は、資料作成のエキスパートですので、経験の浅い人よりも短時間で資料を作成してもらえます。

そのため、資料作成を社内の事務員に担当させているのであれば、その分の人員を減らすことができるので、人件費も大きく削減できます。

コア業務に時間を充てることができる

簡単な資料の作成でも、意外と時間がかかってしまいます。見た目やデザインにこだわったり、周りの指摘による修正の時間など、合計すればかなりの時間になるでしょう。

そのため、資料作成に時間がとられてしまい、コア業務に手を付けれないというような場合も起きてしまいます。

しかし資料作成の代行サービスを利用すれば、

  1. 資料の内容のヒアリング
  2. 金額の見積もり
  3. 完成資料の確認
  4. 納品

という四つの手順のみで済むので、社内で資料を作るよりも大きく時間を減らすことができます。

資料作成の時間を省くことができれば、コア業務に専念することができるので、社内の業務効率も上がります。

外注費用はかかりますが、社員が資料作成ではなく営業などに集中することができるので、結果として会社の利益向上に役立つでしょう。

資料の質が良くなる

プレゼンをする際に、聞き手に納得してもらうためには資料の完成度は大切です。資料の中に、具体的な数値やデータが裏付けされていることで、聞き手の印象もよくなります。

資料作成を代行している人は、資料作成の経験が豊富なので、短い時間でそういった質の高い資料を作成することができます。

また、パワーポイントなどスライド形式の資料の場合はデザインも重要な要素の一つです。

  • 写真やグラフを多用した資料
  • 好印象を与えるデザイン
  • 適切な配色

要素を挙げればキリがありませんが、見た目にも手を抜けないでしょう。

社内に優秀なデザイナーがいるといった場合でなければ、デザインを重視した資料作成も外注するほうがおすすめです。

このように、聞き手に取って納得のいく資料を作るにも、資料作成のエキスパートの力を利用するべきでしょう。

資料作成代行をどこに依頼するべきか

資料作成の依頼先

資料作成代行を依頼するとしても、その外注先は複数あるので、実際に外注する際には悩んでしまうかと思います。

なので、資料作成代行の外注先についてまとめてみました!

資料作成代行サービス会社

外注先として代表的なのは、資料作成代行サービス会社でしょう。

  • 企業単位で専門的なノウハウを蓄積している
  • 会社内のチームで担当してもらえるため良質な資料になる

といったメリットがありますが、外注費用が比較的高くなってしまうというデメリットも存在しています。

フリーランス

資料作成の外注先として、フリーランスに依頼することも1つの手です。

  • 専門的なノウハウを保持している
  • 外注費用が比較的安い

といったメリットがあります。

しかしながら、クラウドソーシングでフリーランスを探す場合には、スキルがあり信頼のできる人物を見つけるのに苦労するというのがデメリットでしょう。

オンラインアシスタントサービス

最後に紹介するのがオンラインアシスタントサービスです。

  • 専門スキルを持ったアシスタントが担当する
  • ヒアリング後はディレクターがアシスタントとのやり取りをしてくれるため、やり取りが少なく済む

といったメリットがあり、手間の面で言えば一番楽でしょう。

しかし、オンラインアシスタントサービスは時間単位で契約する場合が多く、資料作成に必要な時間などを事前に見積もったうえで依頼する必要があります。

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さいごに

資料作成をする際、情報の整理さえできていれば見た目を整えることは簡単です。

Googleスライド

例えばこのように、パワーポイントやGoogleスライドにはテンプレートが用意されており、短時間で見栄えの良い資料を作ることができます。

とはいえ、資料作成を外注するほうが、短時間で質の良いものに仕上がるのは間違いありません。

オンラインアシスタントサービスでも資料作成代行を請け負うことが多く、ノウハウが蓄積されており、スキルを持ったアシスタントも多く所属しています。

資料作成代行後の余った時間でバックオフィス業務の担当も行うので、コア業務に専念し、社内業務の効率化を図りたい場合は、オンラインアシスタントサービスの利用も考えてみてください