皆さんの企業では、退職や異動の際にスムーズに仕事の引き継ぎができていますか？
引き継ぎに時間がかかってしまうと普段の業務がおろそかになってしまいますし、年度が変わる月であればなおさらでしょう。
また、直接売り上げに繋がらないような引き継ぎ業務に、毎年多くの時間を取られるのはやはり損と言えます。
そのため、退職や異動の際の引き継ぎ業務も、便利なツールを用いて効率よく行うことが大切でしょう。
というわけで今回は、ツールを活用したスムーズな引き継ぎについて解説していきます！
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効率の良い引継ぎ手順とおすすめツール
ではここから、うまく後任に引き継ぐための手順を解説していきます！
引継ぎのスケジュールを作成
効率よく後任に引き継ぐためには、スケジュール管理が非常に大切です。
- 自分が担当している業務をまとめる
- 担当業務の中で、引き継ぎに必要な業務を洗い出す
- 引継ぎを終えるためのスケジュールを立てる（最終出社の3日前までに引継ぎを終えるのが良いでしょう）
といった流れを経て、適切にスケジュールを管理しましょう。
また、スケジュールを管理するためにおすすめのツールを、下記の通り２つピックアップしました。これらのサービスを目的に応じて利用すると、効率的に引継ぎを行うことができるでしょう。
Elegantt for Trello
Elegantt for Trelloは、基本無料のタスク管理ツールTrelloにガントチャート機能を追加できるChrome拡張機能です。この拡張機能は、Google ChromeとTrelloを導入すればすぐに利用ができるので便利です。
こちらを導入すれば、タスク管理をガントチャートで管理できるようになるので、スケジュール管理が容易になるでしょう。
Googleカレンダー
Googleカレンダーは、Googleが提供している無料のスケジュール管理サービスです。タスクにリマインダー機能も付けることができるため、引き継ぎにも便利です。
また、カレンダー共有機能も備わっているので、後任の人とスケジュールを共有していれば、スケジュール面でのミスを大きく減らすこともできるでしょう。
引き継ぎの内容をまとめる
引き継ぎの内容は確かに大切ですが、細かすぎる部分まで洗い出してしまうのは逆に非効率的と言えます。
そのため、要点を中心に引き継ぎの内容を考えることが大切でしょう。
具体的には、
- 担当業務の目的、社内での位置づけ
- 業務全体の流れ
- 各段階の作業手順や要点
- 顧客の連絡先一覧
- 起きやすいトラブルと対処法
- 社内資料や書類、帳票類などの保管場所
といった、特に重要な内容をあらかじめ洗い出しておくと、引き継ぎもスムーズに進むでしょう。そのうえで、細かな点については、必要な部分だけを加えるのがベターです。
業務引き継ぎ書の作成
たとえ業務量が少なく、容易な業務であったとしても、引き継ぎ書は作成しておくべきでしょう。
その理由として、
- 後任の人が初めてその業務を担当する場合があるから
- 口頭での引き継ぎだと、伝え漏れが起きてしまうから
などが挙げられます。そのため、しっかりした引き継ぎ書の作成は不可欠と言えます。
とはいえ、引き継ぎ書を作りこみ過ぎて、資料作成に時間をとられてしまうのは本末転倒です。
そのため、要点を抑えつつ、漏れのないような引継ぎ書を作成することが重要でしょう。
Dojo / 高品質なマニュアル作成ツール
Dojoは、だれでも簡単にマニュアルを作成することのできるツールですが、こちらのツールは引き継ぎにも役立ちます。
- テンプレートが豊富なので、デザインの変更が自由
- WordやExcelなど、多様な形式に出力可能
- eラーニング対応
といった機能を備えているため、引き継ぎ書を作成した後の対応も効率的に行うことができるでしょう。
後任へ引き継ぎ
後任に引き継ぐ際は、ただ引き継ぎ書を渡すだけではなく、直接口頭で引き継ぎ書に記載してある業務の内容についても説明しておきましょう。
また、時間の許す限り、実際に業務を行ってもらい、後任の人から疑問点が出てこないかをチェックすることも有効な手段です。
もし新たな疑問点が出てくるようであれば、引き継ぎ書に追記しておき、わかりやすい内容に改善しておきましょう。
さいごに
退職や異動は、企業にとって避けられない事態です。
そのため、実際に必要に迫られたときに、スムーズに対応できるかどうかが大切なポイントになってきます。
また、面倒なものだと思われがちな引継ぎ業務も、上記のようなツールを活用することで効率的に行うことができます。
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上記のように、適切に引き継ぎを行っておくことで、将来のミスやトラブルを減らすことにつながるので、是非今回紹介した方法を参考に引継ぎを進めましょう！
