仕事の連絡を取る際に、メールを使ってコミュニケーションをとっている人が多いのが現状。
しかし、作業依頼などの連絡をメールで行うことは、今の時代とても非効率な手段となってしまっているのです。
もちろんメールには良いところもありますが、いちいちメールを使うのは非効率ですし、履歴を見返すのもチャットの方が便利なのです。
PCを使って仕事を受注する機会が増えた今では、メールよりもスピード感を持って仕事を遂行していく手段について理解しておくことが必須とも言えます。
そこで今回は、チャットを使って作業依頼をサクッとお願いする方法について解説していきたいと思います！
作業依頼をメールで送るメリット・デメリット
この記事を読んでいる方は現状、作業依頼をメールで行なっている人が大多数だと思います。
まずメールを使って作業依頼を送ることのメリットとデメリットについて、それぞれ確認していきましょう！
作業依頼をメールで送るメリット
まず、メールを使って作業依頼の連絡をすると、文章として記録に残すことが可能になります。
というのも、電話や対面などで仕事の連絡をしてしまうと、言った言わなかったなどの問題が生じた際に確認が出来なくなってしまい、トラブルの元になってしまうのです。
相手とどのようなやり取りを行なったかについて自動的に記録として残しておいてくれるのは、メールを使う大きなメリットと言えますね。
また、CC機能などを使うことによって一斉に多くの人にメールを送ることも出来て便利です。
多くの人とグループを組んで作業依頼をする場合、重宝される機能になります。
そして何より、気になること・確認したいことがあった時に、時間を気にすることなくメールを送信できるのは大きなメリットです。
電話や対面だと、どうしても夜や朝早くなどは迷惑になってしまうのではないかと感じ、先延ばしになってしまうことがありますからね。
以上が、作業依頼をメールで送るメリットになります。
作業依頼をメールで送るデメリット
では、逆に作業依頼をメールで送ってしまうことで生じるデメリットとは何なのでしょうか。
やはりメールとなると、悪い意味でのビジネス的な堅苦しさが付いて回るという問題が挙げられます。
例えば、作業依頼をLINEで行うとなると、顔をしかめるおじさん世代の方は多いですよね。
本質的には文章をやり取りするツールとしては変わらないにも関わらず、やはりツールそれぞれにある文化背景などがチラついてしまうもの。
そういう意味で、メールを使って作業連絡をこまめにやろうと思うと、「お世話になっております。」などの定型文が無駄に感じるようになるのです。
筆者も以前まで作業依頼の連絡などをまとめてメールで行なっていたのですが、やはりメールを送るたびにビジネス的な定型文などを入力するのは無駄だし非効率だと思いました。
特に、何度もラリーを必要とする業務確認で、その都度ビジネス的な定型文を入れなければならないのは、非常に億劫です。
そのため、こまかいやり取りを必要とする作業依頼では、メールは向いていないのではないかと個人的に感じています。
作業依頼ではチャットを利用しよう！
メールが作業依頼には向いていないと感じた私がオススメするツールは、チャットです。
チャットというとお遊びのやり取りみたいなイメージを持たれている方もいますが、作業依頼に関してはこれほどまでに適したツールはありません。
まず、メールのデメリットでも述べた「スピード感の無さ」に関しては、チャットなのでサクサク報連相を行うことが可能にになります。
作業依頼ではこの報連相が非常に需要になってきますので、これだけでもメールよりチャットを使うメリットが大きいとも言えてしまいます。
スピード感に加えて、情報の探しやすさに関してもメールよりチャットの方が優れています。
例えばビジネスの場面でも有名なチャットツールである『Chatwork』では、
- タスク管理
- ファイル管理
- コンタクト管理
などがデフォルトで実装されているため、情報を探す際に無駄な時間と労力を消耗することがなくなります。
特に作業依頼では冒頭でも述べた通り、言った言っていない問題がよく起こってしまうので、過去の情報を探す機会が多くなりますよね。
チャットを使って内容や業務ごとに管理しておけば、必要な時にすぐ見つかってほしい情報にすぐに辿り着くことが可能になります。
チャットワークをグループワークで利用する際に使うべき機能
まとめ
今回は、チャットを使って作業依頼をサクッとお願いする方法について解説しました！
報連相の機会が多く、スピード感を求められる作業依頼のやり取りに関しては、メールよりもチャットの方がメリットが大きいです。
チャットツールは、基本的な機能だけであれば無料で使うことが出来ますし、無料でも十分使いやすいのでオススメですよ。
今までメールを使っていてチャットを利用したことがないという人は、この機会にぜひ利用してみてはいかがでしょうか。
