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株式会社グリーンデイズ

株式会社グリーンデイズ
ハウスクリーニング事業
三上由貴子さま

繁忙期と閑散期の業務量に大きく差が出る事業

御社の事業内容を教えて頂けますか?
世田谷を拠点に、ハウスクリーニング事業を行っています。

BW導入前は、どのような問題点がありましたか?
ハウスクリーニングは、春の退去清掃、夏のエアコン、年末の大掃除など、繁忙期と閑散期の業務量に大きく差が出る業種です。
なので、人員の確保と維持が難しい所がありますね。
またNO残業デーを作ったはいいけど、各社員も自分でやってから帰りたいという気持ちが強く、しっかりと取り組めていない状況でした。

必要な時にリソースを確保できるオンラインアシスタントサービスの魅力

社内管理にBWを導入しようと思った理由はなんですか?
繁忙期だけ人を増やす、というのはやっぱり難しいんですよね。
売上アップと比例して、閑散期と繁忙期のリソースにも差が出てきますし。

オンラインアシスタントサービスの導入で、繁忙期の社員の残業時間を削減する事が目的でした。

どのような点に、BW導入のメリットを感じましたか?
各部署の日次業務もオンラインアシスタントの方へお願いできるようになったので、社内じゃなきゃできない事に集中できるようになったことですかね。
業務フローとマニュアルなども整備され、進捗の管理も一括してお任せできるので、完全に手離れです。
ハウスクリーニングを行う各スタッフからの報告もチャットに集約する事で、データベースの更新もお願い出来るし。

個人に依頼するクラウドソーシングという選択肢はありましたか?
社内専用のシステムやツールも使うので、個人に依頼するというのはちょっと難しいかも知れません。
個人に依頼するなら、社内でやった方がいいかな、と思ってしまいますね。
各業務のつながりや、各部署との連携もチームで対応してくださるオンラインアシスタントサービスだからこそ、アウトソースできているのかと思いますよ。

午前中に終わらせてほしい業務なども3名体制とかで対応してもらえるので。

遅延業務が解消され、繁忙期でも集中して作業ができるように

BWにはどんな業務を依頼していますか?
大きく分けると、
・スタッフが撮影した写真を使用した報告書作成やデータベース更新
・スタッフ、クライアント毎の入金確認
・新規受注案件のシステム登録
各部署で、オンラインで代行してもらえそうなものはどんどんお願いしています。

具体的に、どのような内容になりますか?
一番楽になったのは、新規受注案件のシステム登録ですね。
繁忙期だと、本来はその日に入力したいのに、という案件が遅延して困ってましたが、アシスタントさんが複数名で入力をしてくれるようになったので、やるべき日に業務が終わる様になりました。

自社で作業する違いはありますか?
自社内じゃないとできない業務もたくさんありますからね。どうしても紙の扱いになるものは自社内でやらざるを得ないですし。
ただ、紙の情報を元にした報告業務なんかも、全てスキャンしてPDFを見ながらの作業もお願い出来るし、専用ツールを使うものであればオンラインでやってくれても特に違和感ないですね。
もともとクラウドサービスを使ってたので、導入ハードルはそこまで高くなかったかも知れません。

最後に

オンラインアシスタントサービスの導入で、各部署の窓口はマネジメントもうまくなった気がします。
新規で発生した業務があれば、どうやってオンラインで代行してもらおうかな、とかも意識しながら仕事をするようになったので。
アウトソーシングというよりは、オンラインに一つ部署を構えたようなイメージでお願い出来ているし、コミュニケーションも取れるところが良さだなと思います。