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秘書の仕事ってなに?以外と知られてないその実態に迫る!

秘書の仕事内容について詳しく説明できますか?

おそらく多くの人が、秘書の仕事について「わかるようで、わからない」なんて認識の人が多いのではないでしょうか。

実際秘書が担っている役割は非常に大きくその仕事は千差万別です。働く企業や関わる人によって、秘書に必要なスキルも変わってきます。

今回の記事では、意外と多くの人が知らない「秘書の仕事」について紹介していきます。

秘書の仕事内容とは一体!?

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もしかすると秘書の仕事について「単純な雑務」と思っているかもしれませんが、それは大きな間違いです。そんなあなたの認識違いを正すべく、ここからは秘書の内容に関して見ていきましょう。

スケジュール管理

上司が仕事を効率的に進めるためにも、秘書はスケジュールを細かい部分まで管理しなければなりません。時には、社内だけでなく社外の担当者に連絡を取り予定を調整する必要もあるでしょう。

上司の出張の際には、公共交通機関や宿泊施設の手配なども秘書の仕事です。常に先々の予定を把握し、より適切なスケジュール管理能力が求められます。

電話やメールの対応

上司や役員には膨大な数の電話やメールが届きます。重要な電話やメールであればすぐに上司につなぐ必要がありますし、逆に上司につなぐ必要のない場合は自分で処理して上司に無駄な仕事を増やさないのも秘書の仕事です。

電話対応、メール対応は誰もが行うような業務かもしれませんが、秘書にはそこに一般職以上に気遣いが求めれます。

来客対応

訪問希望者のアポイントメント取り付けや、来客の際にも対応する必要があります。礼儀正しく、適切なマナーで来客を案内しなければなりません。

訪問客とのやり取りを円滑にするために、会議や打ち合わせに同席することを求められる場合もありますし、外資系企業で秘書を務める際には、来日した外国人の方を観光地に案内するなどの対応だって担います。

上司の顔に泥を塗ることがないよう、最善の注意を払って来客に対応するという使命があるのです。

文書作成

会議や打ち合わせのために、必要な資料・文書を揃えるのも秘書の仕事です。

場合によっては社外の人にも文書を見せることになるので、ビジネス文書の書き方等、一般職以上のビジネススキルは身についていないと勤まりません。

その他の雑務

仕事を円滑に進めるため、職場の環境・身の回りを整備しておく必要があります。適切な書類を適切なタイミングで上司に渡すためにも、書類のファイリングなどは徹底していなければなりません。

それだけでなく、慶弔関連、お中元、お歳暮の手配についてまで業務として実行している秘書も珍しくないです。社内外の人とも関わる機会が多く、ビジネスマナーは必須と言えるでしょう。

外資系の企業では、秘書は雑務だけでなくビジネスについて適切なアドバイスを求められるケースも珍しくありません。

秘書に向いている人は?

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ここまでは秘書の仕事について詳しく説明してきました。これまで紹介した分だけでも、かなりスキルが求められる仕事であることをわかっていただけたのではないでしょうか?

就職活動をする多くの女性が「秘書技能検定試験」を受けていることも事実ですが、資格だけにとどまらない知識やスキルが必要になってきます。

では、ここからは秘書に向いていると言われる人物像ついて紹介していきましょう。

コミュニケーション能力が高い人

秘書という仕事は社内の人だけでなく、社外の人とも頻繁に会議や打ち合わせをすることがあります。そのため、コミュニケーション能力は必須のスキルです。

秘書という仕事柄、社内外で特にポジションが上の方と対面する機会も少なくありません。

相手に好印象を持ってもらうためにはスキル云々より人間的な愛想なんて部分まで求められますから、ある意味元からのコミュニケーション能力が高い人には適正があると判断できます。

情報処理能力が高い人

上司や自分の身の回りの整備だけでなく、時には出張時の管理など、秘書の仕事は膨大です。その膨大な仕事に優先順位を付けて常に効率的に仕事を回すスキルも不可欠です。

ミスを無くし、適切な情報を適切なタイミングで上司に伝えるという、自己管理能力はもちろん、その先にある情報処理能力が高い人でないと勤まりません。

サポート役に回ることが得意な人

秘書という仕事は上司あってのもの。上司の仕事を支えるためにサポート役に徹しなければなりません。秘書に向いている人は、そういったサポート役に回ることが得意な人でしょう。

サポート役と言っても、上司の動向を把握して細やかな気遣いをしたり、先回りして行動できる主体性を持ち合わせていなければなりませんので、時には率先して動かないといけないこともあるというのが難しいところですね。

語学や異文化に対する知識がある人

組織にもよりますが、近年はよりグローバル指向な企業が増えています。それに伴い、外資系の企業と打ち合わせをする機会だってあることでしょう。

秘書といえど話しがわからなくては元も子もありませんが、現在では外国語のスキルであったり異文化に対する知識が豊富であるということも実は求められてるスキルの1つです。

秘書をオンラインアシスタントサービスで雇おう

なかなかその仕事の実態がわかりづらい秘書ですが、以外にも選ばれしものしかなれないくらい様々なスキルが求められることを理解していただけたのではないでしょうか?

そのため、それだけの知識と経験を豊富に持った秘書を採用しようとするのが難しいというのも企業の課題としてあります。

オンライン上のサービスなので、完全なりバックオフィス業務代行の部分だけにはなりますが、秘書をオンライン上で雇うという選択肢も1つではないでしょうか?

オンラインアシスタントサービスを利用すれば秘書を採用するためのコストを削減できますし、面談を通してそのスキルを認められた優秀な秘書をプランにそって、社員や派遣を雇うよりも低コストで採用できます。

「人を採用するまではいかなくても、アシスタント業務をしてくれるような秘書がいると助かるな〜」

なんて事業主がいれば、迷わずオンラインアシスタント業務を利用してみるといいでしょう。